Het vaste 9-5 kantoorkader heeft, vaak ongemerkt, in veel organisaties ruimte gemaakt voor een meer flexibel werkpatroon. Hoewel bij de ene organisatie de mogelijkheden om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken groter zijn dan bij de andere, zijn er nog maar weinig organisaties of teams waar medewerkers en management elkaar dagelijks op een vaste tijd op een vaste plek treffen.

Een ‘dagindeling op maat’ levert ons allemaal, werkgever en werknemer, heel veel op. Om te voorkomen dat het sentiment omslaat in een ‘vroeger – toen we elkaar nog spraken bij de koffieautomaat – was alles beter’ gevoel, hierbij vijf tips hoe dit flexibele werken in goede banen te leiden.

Tip 1: Plan een vast, wekelijks contactmoment

Flexibel werken moet tijd opleveren, niet kosten. Plan daarom één vast moment in de week in waarop het team inbelt en maak dit heilig. Werk met een vaste agenda, neem alle lopende zaken met elkaar door en schep ruimte om issues te delen en te bespreken. Na zo’n niet te missen moment is iedereen weer volledig bij en hoef je elkaar de rest van de week niet voortdurend te informeren. Dat scheelt een hoop tijd!

Tip 2: Pak wat vaker de telefoon

Zorg ervoor dat medewerkers weten welk communicatiemiddel ze in welke situatie moeten inzetten. Klinkt logisch, is het niet. Zo kan iedereen zich wel een miscommunicatie herinneren door een email. En is het pertinent niet waar dat een face-to-face gesprek altijd het beste is. Organiseer een face-to-face gesprek als je een lastig gesprek moet voeren of wil brainstormen. In alle andere gevallen, pak eens die ‘ouderwetse’ telefoon!

Tip 3: Doe wat vaker iets leuks met elkaar

Zeker als je elkaar wat minder ziet, is het belangrijk om aan het teamgevoel en de binding met de organisatie te denken. Een maandelijkse lunch met het hele team kan al veel opleveren. Je kunt zo’n lunch ook prima combineren met een agenda, waarbij je en passant zaken aan de orde stelt die voor de hele groep relevant zijn.

Tip 4: Haal meer uit je digitale werkomgeving

Mensen gebruiken nog geen twintig procent van de enorme hoeveelheid ICT-tools. Wist jij bijvoorbeeld dat op iedere smartphone een functie zit waarmee je maar liefst vijf mensen in één telefoongesprek kunt zetten? En dat je via Skype heel eenvoudig en kosteloos je scherm kan delen? Ook de systemen binnen een organisatie, neem Lync en webex, blijven veelal onbenut. Geef je medewerkers daarom eens een opfriscursus om er meer uit te halen.

Tip 5: Vergader minder en korter

Blah, blah, blah, we vergaderen wat af. Veel vergaderingen worden ze echter ‘misbruikt’ om kennis en informatie te delen die beschikbaar is of hoort te zijn op het intranet of op een andere plek. Het is lastig om ingesleten vergadergedrag aan te pakken, maar probeer het. Beperk om te beginnen het aantal face-to-face vergaderingen tot een minimum en vervang ze door online meetings, die zijn per definitie korter.

 

Bron: www.deondernemet.nl